販促の担当者が、ChatGPTのプロジェクトに資料を20本入れた。頼んだのは、来期の予算配分の案だった。
返ってきた案は、数字を混ぜていた。去年の企画書の数字と、今月の決定事項の数字だ。
どれが最新の資料か。知っていたのは、入れた担当者だけだった。
資料はそろっていた。それなのに、なぜ答えは混ざったのか。
プロジェクト機能の正体は、案件ごとの作業場である
なお、機能の内容は2025年4月時点の情報である。
一つのテーマに関わるチャット、ファイル、指示をまとめる機能を、プロジェクト機能と呼ぶ。OpenAIが2024年12月に導入した。
販促の担当者のプロジェクトにも、三つがまとまっていた。予算のチャット、20本の資料、指示の欄だ。
ふつうのフォルダは、物を入れておく場所だ。プロジェクトは、入れた物を答えに使う場所である。
通常のチャットでは、文脈は一つのチャットの中だけにある。プロジェクトでは、文脈が中のチャット全体とファイルにまたがる。
2025年4月時点では、メモリ（会話をまたいで覚えておく機能）はアカウント全体で共通だった。
プロジェクトの指示は、アカウント全体のカスタム指示より優先する。プロジェクトの中で前提を固定できる場所は、指示の欄だけになる。
資料を足すほど、なぜ答えは混ざるのか
ファイルを入れすぎると、応答の質に影響が出る場合がある。そうした紹介もある。
カラクリは単純だ。AIには、資料の新旧を見分ける手がかりがない。
どの資料を重く見るか。決める手がかりは、資料を入れた人の頭の中にしかない。
去年の企画書と今月の決定事項が、同じ一本のファイルとして並ぶ。却下した案と採用した案も、同じ並びだ。
人は、日付や会議の記憶で資料を読み分ける。AIは、ファイルの中身だけを手がかりに読む。
ファイルを20本入れたプロジェクトは、AIから見れば付箋ゼロの書庫だ。答えが混ざる原因は、読み分け方の指示がないことにある。
名前を付けただけのプロジェクトで、何が起きるのか
混ざるだけでは済まない場合もある。
「マーケティング戦略2025」と名付けたプロジェクトの中身が、2023年の資料のまま残る。そんな事故がある。
名前で片づけた気になれる道具ほど、事故は起きる。
名前は、棚のラベルにすぎない。中身の鮮度は、資料を入れる人が受け持つ。
ラベルが新しく、中身が古い棚。AIは、ラベルではなく中身を読んで答える。
答えの質は、指示の欄にどの資料を正とするかまで書くかで差がつく
資料を入れる前に、二つを一行で書く。
案件で何を決めたいのか。どの資料を根拠にするのか。
口調と文字数だけを書いた指示は、新人に名刺の渡し方だけを教えた引き継ぎと同じだ。返ってくるのは、礼儀正しい誤り。
指示の欄には、口調より先に資料の読み方を書く。項目は五つある。
- 何についての案件か
- 何のための案件か
- どんな制約の下にあるか
- 何を良しとするか
- どの資料を正とするか
かっこの中を、自分の案件に書き換えて使える。
このプロジェクトは、（例：来期の販促予算の配分を決める）ためのものです。
目的：（例：既存顧客の継続率を保ったまま、新規獲得の費用を下げる）
制約：（例：予算の上限は前年と同額。店舗の人員は今の人数のまま）
良しとする基準：（例：今の店舗の人員で実行できる案を良しとする）
資料の優先順位：（例：2025年3月の決定事項メモを最優先にする。2024年の企画書は経緯の参考に使う）
資料どうしが食い違うときは、二つの資料を並べて、食い違いを示してください。要は、最後の一行だ。
食い違いをならした答えは、読みやすくなる。ただし、どちらの資料に従ったのかが、答えから消える。
前提を言葉にしてAIに渡す。プロジェクトを使う側の仕事は、資料をため込むことの先にある。
21本目の資料ではなく、足りなかった一行
ChatGPTのプロジェクトでは、資料を足すほど、どれが正なのかが埋もれる。前提を固定できる場所は、指示の欄だ。
去年と今月の数字が混ざった予算案に足りなかったのは、21本目の資料ではない。
どれを正とするかの一行だった。
拙著『GoogleのAI NotebookLM 意思決定の強化書』の2章4節「ソースを仕分ける」に、この記事の考え方を書きました。読むと、手元の資料を事実、意見、噂、ゴミに分け、どれを根拠にしてどれを外すかを決められるようになります。
同じ資料を見ているのに、なぜ結論が割れるのか。
『GoogleのAI NotebookLM 意思決定の強化書』
前提が結論を決める。意思決定を根拠、前提、結論の三層に分け、前提を対象、目的、制約、評価基準の四つで言葉にする本です。
読み終えたとき、手元に残るもの
- 意思決定の設計図になる前提リスト
- 資料を事実、意見、噂、ゴミに仕分けるFORT
- 同じ物差しで比べる選択肢表と採点表
- 始める条件と止める条件を書いた決定書
NotebookLMは2026年7月にGemini Notebookへ名称が変わりました。本の手法は、使うAIの種類を問いません。