丁寧な企画書ほど通らない本当の理由：背景から課題まで読み上げた課長に、部長は「で、私に何を決めてほしいのかな」と聞いた

企画会議で、課長が三枚の企画書を読み上げた。

背景、現状、課題。丁寧な説明が続いた。

読み終えた後、部長が聞いた。「で、私に何を決めてほしいのかな」。

企画書は、次の会議に持ち越しとなった。

丁寧な三枚は、会議の時間を一回分使い、何も決めずに終わった。

課長の三枚は、どこで道を外れたのか。

上手に書けた企画書が通らない理由は、言葉づかいより手前にある

文章は上手だった。型の選び方が、場面と食い違っていた。

カラクリは単純だ。文章の型は、読み終えた人にしてほしい行動で決まる。

日記、小説、取扱説明書、企画書。どれも文章だ。

読み手に起こしてほしいことは、四つとも違う。

文章を働きで分けると、叙述、描写、解説、説得の四つの型になる。

叙述は、出来事を時間の流れに沿って語る。描写は、情景や人物を五感に訴える言葉で描く。

解説は、知識や概念を正確に並べて示す。

説得は、主張と根拠を示す。読み手を、賛同や行動へ動かす。

文体と言えば、硬いか柔らかいかという言葉づかいを指すことが多い。

型は、言葉づかいより手前にある。文章の働きの区別である。

型を選ぶ問いは、たった一つ

型を選ぶときは、型の名前を問わない。文章が読み手に何をさせるかを問う。

読み終えた人に、何をしてほしいのか。問いは、それだけだ。

出来事を追体験してほしいなら、叙述を選ぶ。情景を思い浮かべてほしいなら、描写を選ぶ。

理解して正しく使ってほしいなら、解説を選ぶ。賛成して動いてほしいなら、説得を選ぶ。

マニュアルや学術の文章は、解説を土台にする。企画書や提案書は、解説と説得を両方使う。

課長の企画書は、説得の文書だった。それなのに、書き出しは解説の形をとっていた。

お願いを最後に書くと、読み手は最後の行まで探し続ける

最後にお願いを書く企画書では、何が起きるか。読み手は、背景、現状、課題を順に読み進める。

何をすればよいかを、最後の行まで探し続ける。部長が三枚の後に聞き返したのは、探し終えても見つからなかったからだ。

企画書のように二つの型を混ぜるなら、説得のために解説を使う順番にする。

お願いは、一行目に置く。決めるのに要る説明は、お願いの後に続ける。

道を聞かれた人は、まず駅の方角を指さす。町の成り立ちは、聞かれたら話す。

決めてほしい場面の文章も、道案内と同じ順番にする。

AIに「いい感じに」と頼むと、使い古されたお決まりの解説文が返ってくる

AIに「いい感じに書いて」と頼むと、多くは両論を並べただけの、お決まりの解説文が返ってくる。

課長の三枚と同じ顔の文章が、数秒で届くわけだ。

立場と意図を書き添えれば、AIは片方の側に立った文章を返す。

AIで企画書を作る時間が半分になったとする。型を取り違えたままなら、差し戻される企画書が倍の速さで増える。

してほしい行動を、プロンプトの一行目に書く

手順は三つ。読み終えた人にしてほしい行動を一文で書く。

型を選ぶ。お願いを冒頭に書く順番を指定する。

頼むときは、してほしい行動を最初に書く。次のプロンプトのかっこの中を書き換えて使える。

（例：来月の社内勉強会への参加を呼びかける告知文）を書いてください。
読み終えた人にしてほしい行動：（例：申し込みフォームから参加を申し込む）
型：説得を土台にし、ビジネス文書の形にしてください。
順番：お願いを冒頭の一文で示し、理由と説明を後に続けてください。

会議の持ち越しを防ぐお願いの一行は、どこに置くか

文章の型は、叙述、描写、解説、説得の四つだ。型は、読み終えた人にしてほしい行動から選ぶ。

決めてほしい文書では、お願いを一行目に書く。説明は、お願いの後に続ける。

課長の三枚の一行目に要ったのは、「（企画の名前）を、本日の会議で決めていただきたい」という一文だった。

「で、何を決めてほしいのかな」。部長の問いへの答えを冒頭へ移せば、あの企画書は同じ会議の中で決まる。

この記事の考え方は、拙著『ChatGPT はじめてのプロンプトエンジニアリング』の6章1節「文章作成」の、メインメッセージを決める項に書きました。この項を読むと、自分の文章が読み手に求める行動を書き出し、型の取り違えを書く前に見つけられるようになります。