文書の長さは、読み手と共有していない前提の量で決まる

資料は1枚にまとめろ、という号令から生まれた1枚資料は、たいてい文字が小さくなっただけの10枚資料です。文書の短さを決めるのは削る腕前ではなく、読み手とすでに共有している前提の量だからです。この記事では、学術論文が10ページ前後で済むのに博士論文が100ページを超えることもある理由をこの見方で説明し、仕事の文書を短くするには、削る前に何をそろえればよいかを示します。

一般の論文が短いのは、前提を読み手と共有しているからです

一般の論文は、特定の研究結果を、同じ分野の研究者へ届けるための文書です。読み手は、その分野で何が問題になっていて、どんな方法が標準で、どの結果なら意味があるかをすでに知っています。だから書き手は、一つの発見と、その発見を支える要点だけを示せば足ります。省かれた部分は、消えたのではなく、読み手の頭の中にあるものとして扱われています。

博士論文は、何も前提にしてもらえない文書です

博士論文は、一つの発見を伝えるだけでなく、分野を深く理解していることと、研究者として独り立ちできる力を証明する文書です。審査する側は、書き手が何を分かっているかを前提にしてくれません。そのため、ふだんは省かれる前提を、四つの形で書き起こすことになります。

• 研究の範囲：広い文献レビューと研究の動機、自分の研究の新しさがどこにあるか
• 詳しい方法論：研究デザイン、実験手順、分析方法、機材やソフトウェアまで。ほかの研究者が再現できるようにするため
• 包括的な結果と議論：うまくいった実験だけでなく、失敗や想定外の結果も含めて議論する
• 貢献と将来の研究：何が新しく分かったのか、何がまだ解けていないのか

四つはどれも、一般の論文なら、分野の常識として読み手に預けられる部分です。博士論文が長いのは書き手の熱量のせいではなく、預け先がないからです。

仕事の文書が長くなるのも、前提がそろっていないからです

企画書や稟議書が、回覧されるたびに厚くなることがあります。決裁に関わる人の誰とも目的や評価基準をそろえないまま、想定される質問への答えを一つずつ書き足していくからです。書き足した分は、本来なら最初に合意しておくべき前提を、本文の中で後追いで説明している部分です。

拙著では、前提を対象、目的、制約、評価基準の四つで言葉にします。文書を短くしたいなら、先にこの四つを読み手と一枚でそろえます。何のための文書か、何を変えられないか、何で良しとするかが共有されていれば、本文は結論と要点だけで足ります。削る作業は、その後です。

要点だけでいい、と言われて要点だけを出し、なぜこう判断したのか、と聞き返された経験があるかもしれません。要点は、根拠と前提を共有して初めて要点として読めるものだからです。要点の上に、判断の前提を三行添えると、聞き返しを減らせます。

どんなに前提をそろえても、長くあるべき文書があります

この見方には限りがあります。契約書、監査の記録、そして博士論文のように、読み手が前提を共有していないことを前提に書く文書は、短くしてはいけません。後から読む人、利害の対立する人、書き手を信用しない立場の人が読むからです。また、前提をそろえたつもりで実はずれていた場合、短い文書は誤解をそのまま運びます。短さが安全なのは、前提がそろっていることを確かめられたときだけです。

読む側に回ったときは、長い資料を、結論、根拠、前提の三つに分けて読みます。AIに読ませるなら、次のように頼めます。

添付の報告書を、結論、根拠、前提の三つに分けて整理してください。根拠は、事実と意見を区別してください。結論を支えるのに足りない根拠や、書かれていない前提があれば、最後に挙げてください。

そして、前提がそろったかどうかを確かめきる方法はありません。読み手がうなずいたことは、同じ意味で受け取ったことの証明にはならないからです。どこまでそろえれば短くしてよいのかも、文書と相手ごとに答えが変わります。

あなたが今週書く文書の読み手と、すでに共有している前提は何でしょうか。そして、共有していると思い込んでいるだけの前提はどれでしょうか。

この記事の背景にある考え方は、拙著『GoogleのAI NotebookLM 意思決定の強化書』の7章3節「会議の一次記録を活用する」に書きました。要約型の議事録は短くても長くても読み手に届かず、何より結論に至った前提が抜け落ちるので、録音や文字起こしといった一次記録を残しておく、という話です。そこには「要約型の議事録で最も深刻な問題は、結論に至った前提が脱落することにあります。」とあります。この節を読むと、自分の文書を短くしたとき、読み手と共有していない前提のうち何が一緒に削られたのかを、自分で確かめられるようになります。