同じ資料をWord、PDF、スライドで別々に持ってはいけない：誤字を直し忘れたスライドが、そのまま会議で映った

担当者が、月次の報告書で誤字を一つ見つけた。

担当者は、Word版、PDF版、スライド版の三つのファイルを順に開いた。

三つ目のスライド版だけ、直し忘れた。誤字は、そのまま会議の画面に映った。

直し忘れたのは、担当者の不注意だったのか。

形式ごとに直す限り、同じ事故はまた起きる

三つのファイルを順に直すうちに、一つが古いまま残った。

形式ごとにファイルを作り直すと、直すたびに全部のファイルを更新することになる。

ファイルが三つなら、直す回数も三回。どれか一つが、古いまま残る。

最新版はどれですか、という質問が社内で飛び交う。原因は、同じ内容の正本が複数あることだ。

形式ごとに直す限り、注意深い人でも、いつか一つを直し忘れる。

一つの原稿から何でも書き出す道具の正体

冒頭の報告書なら、Word版、PDF版、スライド版を、一つの原稿から書き出せる。

Pandocは、文書の形式を別の形式に変える無料の道具だ。一般には、オープンソースのファイル変換ツールと呼ぶ。

読み込めるのは、Markdown、LaTeX、HTML、DOCXなど。

書き出せるのは、PDF（LaTeX経由）、HTML、DOCX、EPUB、PowerPointのスライドなどだ。

Windows、macOS、Linuxのどれでも、同じコマンドで動く。

Pandocでは、原稿を一つだけ持つ。必要な形式を、必要になった時に原稿から書き出す。

原稿を一つに決めると、正本は原稿だけになる。

誤字は原稿で一回直す。全部の形式を書き出し直す。

書き出しは、形式ごとに一行で済む。

pandoc report.md -o report.docx
pandoc report.md -o report.pdf
pandoc report.md -o report.pptx

原稿と見た目を分けると、だれが何を受け持つのか

見た目は、形式ごとのテンプレート（ひな形）が受け持つ。

題名、著者、日付は、原稿の冒頭に書いた設定が受け持つ。設定はYAML形式（項目名と値を並べる書き方）で書く。

書き出しの手順は、スクリプト（手順を書いた小さなプログラム）が受け持つ。

Pandocが力を出すのは、中身そのものが成果物になる文書だ。

論文、レポート、説明書、電子書籍、定期レポート。同じ中身を複数の形式で出す文書に向く。

ただし、正本を一つにできない文書もある。チラシや役所の様式のように、配置が中身を担う文書だ。

配置が命の文書は、専用のアプリで作る。

AIに頼むとき、差はどこでつくのか

ChatGPTなどのAIは、見出しや箇条書きを整えたMarkdownを返すのが得意だ。

AIの出力は、そのまま原稿の側に置ける。

ただし、変換先を伏せたまま頼むと、AIは手持ちの知識で空白を埋める。

太字や記号の飾りが、原稿に混ざる。飾りの混ざった原稿は、書き出すたびに形式ごとの手直しを呼ぶ。

手直しが始まれば、正本はまた一つではなくなる。

次の文面のかっこの中を、自分の文書に書き換えて使える。

（例：月次の報告書）の原稿を、Markdownで書いてください。
変換先：（例：Pandocで、Wordの報告書と会議のスライドに書き出します）
構造：見出しは二段まで。表はMarkdownの表で書いてください。
見た目：テンプレートが決めます。飾りは見出しと表だけにしてください。

頼む前に、AIに任せる中身と、テンプレートに任せる見た目の境目を決めておく。

変換先という前提を言葉にしてAIに渡す。返ってくる原稿を、正本として置ける。

誤字一つを、何回直せば済むのか

月次の報告書なら、誤字は原稿で一回直す。三行のコマンドで、三つの形式を書き出し直す。

会議の画面に映るスライドも、同じ原稿から書き出した一つになる。

会議で映った誤字は、三つ目のファイルの責任ではなかった。原稿を三つ持った日に、直し忘れはもう始まっていた。

この記事の考え方は、拙著『ChatGPT はじめてのプロンプトエンジニアリング』の2章2節「プロンプトの基本要素」の、出力形式の話に書きました。この節を読むと、AIに頼むのは中身の構造までで、見た目はどこで決めるかという分担を、文書ごとに考えられるようになります。