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Zoom ワークフロー

AI でZoomを使用する業務を効率化

今日のペースの速い職場環境では、効率性が鍵となります。面倒で反復的なタスクを自動化し、より戦略的な取り組みに集中できるツールを想像してみてください。それがまさに Zoom ワークフローの自動化が提供するものです。Zoom の公式ドキュメント、記事、ビデオチュートリアル、ユーザーレビューに基づいたこの記事では、Zoom ワークフローの自動化について深く掘り下げ、その機能、利点、そして日々の業務を最適化するために活用する方法を探ります。

Zoom ワークフローの自動化とは？

Zoom ワークフローの自動化により、ユーザーはカスタムとテンプレートベースの両方のワークフローを作成し、Zoom Workplace プラットフォーム全体で反復的なタスクを自動化できます1。事前に定義されたトリガーに基づいてさまざまなアプリケーションをシームレスに接続し、アクションを自動化することで、作業を合理化します。日常的なタスクを処理するデジタルアシスタントと考えてください。これにより、時間とエネルギーをより重要な取り組みに集中させることができます。

ワークフローの自動化とは、本質的には、システム間にルールやワークフローを確立することで、ソフトウェアを利用してタスクを自動化することです。これらのルールは、特定の条件が満たされたときにトリガーされる条件付きルール、またはトリガーイベント後に事前定義された順序で実行される順次ルールにすることができます2。Zoom はノーコードのアプローチでこのプロセスを簡素化し、技術的な専門知識を持たないユーザーでもワークフローの自動化にアクセスできるようにします2。

Zoom ワークフローの自動化を使用すると、次のことが可能になります。

  • Zoom Meetings、Zoom Team Chat、Zoom Docs、AI Companion を含む Zoom Workplace 全体でタスクを自動化します3。
  • Jira、Google Drive、OneDrive、Outlook カレンダー、Google カレンダーなどのサードパーティアプリと統合します4。
  • 条件付きロジック、ループ、遅延、スイッチを組み込んだシンプルまたは複雑なワークフローを設計し、特定のニーズに合わせて自動化を調整します5。
  • AI Companion のパワーを活用して、会議を要約し、アクションアイテムを生成し、貴重な洞察を抽出します6。

Zoom ワークフローの自動化を有効にする

Zoom ワークフローの自動化の使用方法を詳しく説明する前に、この機能を有効にする方法を理解することが重要です。アカウント管理者は、アカウントレベルでワークフローの自動化を有効にしてすべてのユーザーにアクセス権を付与するか、特定のユーザーグループに対して有効にしてよりきめ細かい制御を行うことができます7。

管理者が Zoom ワークフローの自動化を有効にする方法は次のとおりです。

  1. アカウント設定を編集するために必要な権限を持つ管理者として Zoom Web ポータルにサインインします。
  2. アカウント管理 > アカウント設定 > 一般タブに移動します。
  3. その他セクションで、ワークフローの自動化を有効にするオプションを切り替えて有効または無効にします。
  4. （オプション）ユーザーに webhook トリガーを使用させる場合は、ワークフローの自動化で webhook トリガーを許可するチェックボックスをオンにします。
  5. 保存をクリックし、確認ダイアログで変更を確認します。

特定のユーザーグループに対してワークフローの自動化を有効にするには、次の手順に従います。

  1. アカウント設定を編集するために必要な権限を持つ管理者として Zoom Web ポータルにサインインします。
  2. ユーザー管理 > グループに移動します。
  3. 編集するユーザーグループをクリックし、一般タブに移動します。
  4. 上記のアカウントレベルの手順の 3 ～ 5 の手順に従います。

Zoom ワークフローの自動化の使用方法

Zoom ワークフローの自動化へのアクセスは簡単です。

  • Zoom Web ポータル: Zoom Web ポータルにサインインし、ナビゲーションメニューの [ワークフロー] をクリックします3。
  • Zoom デスクトップアプリ: デスクトップアプリにサインインし、上部の [その他] メニューをクリックして、[ワークフロー] を選択します3。チームチャットのショートカットまたはスラッシュコマンドからワークフローにアクセスすることもできます3。

Zoom は、ワークフローを最初から作成するか、事前に作成されたテンプレートを使用してすぐに開始できる柔軟性を提供します3。ワークフローを最初から作成するには、次の手順に従います。

  1. トリガーを選択する: ワークフローを開始する方法を決定します。オプションには、特定の日時にスケジュールすること、絵文字リアクションでトリガーすること、リンクがクリックされたときにアクティブにすること、ユーザーがチャネルに参加したときに開始すること、webhook を使用して外部ソースからトリガーすることが含まれます3。
  2. ステップを追加する: 左側のナビゲーションパネルから目的のアクションを選択し、キャンバスにドラッグしてワークフローを構築します3。
  3. ステップを設定する: 設定パネルでプロパティを調整して、各ステップをカスタマイズします。これには、受信者、メッセージ、ファイル、またはその他の関連する詳細の指定が含まれる場合があります3。
  4. 保存して公開する: ワークフローを設計したら、保存して公開してアクティブにします3。

Zoom ワークフローの自動化の制限事項

Zoom ワークフローの自動化は堅牢な機能セットを提供しますが、その制限事項を認識しておくことが不可欠です。

  • 個々のワークフローの作成: 現在、ワークフローは個々のユーザーのみが作成、編集、公開できます。各ワークフローは単一のユーザーが所有しています7。
  • 共有または複製なし: 他の人が編集、変更、公開できるようにワークフローまたはテンプレートを共有または複製することはサポートされていません7。
  • モバイルデバイスの制限: モバイルデバイスでは、ワークフローの自動化の作成、削除、または公開はサポートされていません7。

Zoom ワークフローの自動化の利点

Zoom ワークフローの自動化は、個人とチームの生産性を大幅に向上させることができる多くの利点を提供します。

  • 生産性の向上: ワークフローの自動化は、日常的なタスクを自動化することで、より戦略的な活動に貴重な時間を解放し、影響力の大きい作業に集中できるようにします4。これにより、アウトプットの増加と全体的な効率の向上がもたらされます。
  • 効率の向上: ワークフローの自動化は、一連のアクションを自動化することでプロセスを合理化し、手作業を削減し、エラーのリスクを最小限に抑えます4。これにより、ターンアラウンドタイムの短縮と運用効率の向上がもたらされます。
  • コンテキストスイッチの削減: ワークフローの自動化の主な利点の 1 つは、さまざまなビジネスアプリと統合できることです。これにより、さまざまなアプリケーション間を常に切り替える必要がなくなり、集中力を維持してより効率的に作業できます5。
  • チームの連携の改善: ワークフローの自動化は、チェックイン、リマインダー、更新を自動化することで、チームの連携を向上させます2。これにより、全員がタスクと締め切りについて常に情報を得て、足並みを揃えることができます。
  • コラボレーションの強化: 会議の概要、重要な情報、通知の共有を自動化することで、ワークフローの自動化はコラボレーションを強化し、チームのつながりを維持します6。
  • 従業員の満足度の向上: 面倒なタスクを自動化することで、従業員は単調な活動から解放され、より魅力的で充実した仕事に集中できます。これにより、仕事の満足度とモチベーションが向上する可能性があります4。

Zoom ワークフローの自動化の例

Zoom は、一般的なユースケース向けにさまざまな事前構築済みテンプレートを提供しており、ワークフローの自動化を簡単に開始できます。いくつかの例を以下に示します。

  • AI Companion で会議をアクションに変える: 会議後、AI Companion で会議の概要を自動的に生成し、専用の Zoom ドキュメントに整理するか、チームチャットチャネルで共有して、簡単にアクセスしてフォローアップできるようにします4。これにより、重要なポイントとアクションアイテムが確実に取得され、すべての参加者がすぐに利用できるようになります。
  • AI Companion でチャットのノイズをカット: AI Companion を使用して、毎日のチームチャットの会話を要約し、簡潔な概要を中央のチャネルまたは Zoom ドキュメントに配信します4。これにより、チームは大量のメッセージに圧倒されることなく、情報を得ることができます。
  • IT 問題を迅速に解決する: IT 問題が発生した場合、関連する IT 担当者と解決を促進するために必要な情報をすべて含むチームチャットチャネルを自動的に作成します4。これにより、コミュニケーションが合理化され、適切な担当者が問題の迅速な解決に関与できるようになります。
  • チャネルに新規参入者を歓迎する: 新しいメンバーがチャネルに参加すると、チャネルの目的、ガイドライン、またはリソースに関する関連情報を含むウェルカムメッセージが自動的に送信されます4。これにより、新しいメンバーは歓迎されていると感じ、すぐに状況を把握できます。
  • よくある質問にすばやく回答する: 頻繁に尋ねられる質問に対する自動応答をトリガーするように絵文字を設定します4。これにより、即座に回答が提供され、送信者と受信者の両方の時間が節約されます。

事前構築済みテンプレート以外にも、カスタムワークフローを作成して、幅広いタスクを自動化できます。

  • 毎週のチェックインを自動化する: 毎週特定の時間にチームにメッセージを自動的に送信し、更新を提供したり、チェックインフォームに記入したりするように促すワークフローをスケジュールします5。これにより、定期的なコミュニケーションを維持し、進捗状況を追跡できます。
  • チャットでよくある質問に答える: チームチャットでよくある質問に対する回答として、FAQ ドキュメントまたはリンクを自動的に送信するようにワークフローを設定します8。これにより、繰り返されるクエリに対して迅速かつ一貫した回答が提供されます。
  • 承認を合理化する: チームチャット内でドキュメント、リクエスト、または経費の承認プロセスを直接自動化します8。これにより、メールチェーンや手動のフォローアップの必要がなくなり、承認プロセスがスピードアップします。
  • 専用の会議ドキュメントを使用して作業を進める: 会議後、AI Companion によって生成された会議の概要から Zoom ドキュメントを自動的に作成または更新し、ディスカッションのトピックを再確認し、アイデアを拡張し、アクションアイテムを割り当てるための集中場所を提供します5。
  • 毎日のチームチャットブリーフィングでメッセージの最新情報を入手する: 特定のチャネルからのメッセージを 1 日の特定の時間に要約し、重要な会話の簡潔な概要を提供するワークフローをスケジュールします5。
  • ワンクリックでよくある質問に答える: カスタマイズ可能な応答を絵文字リアクションに割り当て、一般的な質問やフィードバックに迅速かつ効率的に応答できるようにします5。
  • 迅速な承認のためのプロセスを設定する: 承認者に絵文字を割り当て、承認時に通知を送信したり、却下された場合はさらにフィードバックを要求したりするなど、応答に基づいてさまざまなアクションをトリガーします5。

価格と可用性

Zoom ワークフローの自動化は現在、無料トライアル期間中、有料の Zoom プランを持つユーザーに追加費用なしで利用できます2。ただし、Zoom は将来的に、標準およびプレミアムワークフローの実行を含む、使用量ベースの価格設定モデルを導入する予定です9。標準実行には、Zoom プラットフォーム内で動作する自動化されたワークフロー、または単一のサードパーティアプリを利用するワークフローが含まれます。一方、プレミアム実行には、複数のサードパーティアプリを統合するワークフローが含まれます。

Zoom ワークフローの自動化の使用を開始するには、バージョン 6.3.10 以降の Zoom デスクトップアプリをダウンロードしてください6。

結論

Zoom ワークフローの自動化は、ワークフローを最適化し、生産性を向上させようとする個人やチームにとって、ゲームチェンジャーです。直感的なノーコードアプローチと、事前構築済みテンプレートと AI を活用した機能により、タスクの自動化とプロセスの合理化が非常に簡単になります。会議の概要の自動化、承認の迅速化、アプリケーション間のコンテキストスイッチの削減など、Zoom ワークフローの自動化により、よりスマートに、より少ない労力で作業できます。

ワークフローの自動化は、反復的なタスクを自動化することで、時間を節約するだけでなく、効率を高め、エラーを減らし、チームの連携を改善します。より協力的で生産的な職場環境を促進し、個人とチームが有意義な結果をもたらす高価値の活動に集中できるようにします。

Zoom ワークフローの自動化を探索し、それが日々の業務をどのように変革できるかをご確認ください。事前構築済みテンプレートを試して、特定のニーズに対応するカスタムワークフローを徐々に作成することから始めましょう。Zoom ワークフローの自動化を使用すると、新しいレベルの効率と生産性を解き放ち、本当に重要なことに集中できます。

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