MENU

業務フローとワークフローの違い

1. 前提としての基本定義

1.1 業務フロー (Business Process Flow)

  • 概要
    「業務フロー」は日本語で「ビジネスプロセスの流れ」とも言い換えられます。組織や企業の中で何かしらの成果物やサービスを生み出すために、一連のビジネス上の活動がどのように進んでいくかを全体的な視点で整理・可視化したものです。
    例えば、新製品を企画してから販売に至るまでの大きな流れを俯瞰する際、「顧客調査 → 製品設計 → 試作 → テスト → 製造 → 販売 → アフターサービス」といった形で、企業の主業務となるプロセス全体像を把握します。
  • 特徴
    1. マクロ視点
      大きな業務の流れ(プロセス全体)を対象とする。
    2. ビジネス戦略との連携
      組織の目標や戦略と直結している。ビジネス目的達成のための大きなロードマップを描く。
    3. 組織間連携の必要性
      部門を越えたプロセス全体を見渡すため、組織間・部署間・ステークホルダー間の役割分担や連携が見えやすくなる。
    4. KPI / KGI との結びつき
      生産性・品質・コスト・納期など、様々な観点から測定指標(KPI)や最終目標(KGI)を定義する際のベースになる。
  • 英語圏での呼称・関連用語
    「Business Process Flow」「Business Process Management (BPM)」「Process Mapping」などに相当します。とくに「BPM (Business Process Management)」という文脈では、業務フローを定義・分析・改善するフレームワークが多数確立されています。例えば**BPMN (Business Process Model and Notation)**などは、業務フローを標準的な記号体系で可視化するための代表的な手法です。

1.2 ワークフロー (Workflow)

  • 概要
    「ワークフロー」は、通常「仕事(作業)の流れ」という意味合いを持ちます。業務プロセスを支える細かな作業手順や、作業者、承認・決裁の段取り、システム処理など、よりオペレーショナルなレベル(現場ベース)での流れを指す場合が多いです。
    具体例としては、「見積書の作成と承認」「請求書のチェックと支払い承認」「製品出荷指示と在庫引当」など、ある特定の事務手続き・作業手順において、誰がどのように作業を行い、どのタイミングで承認を得て、どのシステムやフォームへ入力し…といった一連の作業ステップを確立したものを指します。
  • 特徴
    1. ミクロ視点
      個別の手続きレベル、特定業務の段階的作業に焦点を当てる。
    2. 手順や承認フローの明確化
      発注書・決裁などの承認手続きが必要な業務において、誰がどのように承認を行うかが詳細に定義される。
    3. ツールやシステムとの結びつき
      ワークフローシステム(電子決裁システム、文書管理システム)などITツールを用いて自動化・半自動化が行われることが多い。
    4. 日々の運用レベルで利用される
      毎日のルーティーン作業や、部門内の特定業務フローの標準化・効率化に寄与する。
  • 英語圏での呼称・関連用語
    「Workflow」「Workflow Automation」「Workflow Management System (WfMS)」などの用語が使われます。国際標準規格としては**WFMC (Workflow Management Coalition)**が推進してきた用語・基準があり、そのなかでワークフローシステムを定義するための標準化やインタフェース仕様などが策定されています。

2. 歴史的・概念的背景

2.1 業務フロー (Business Process Flow) の歴史的背景

  • 産業革命から近代まで
    企業活動の「全体像」を俯瞰して管理する必要性は、産業革命以降に大量生産体制が確立していく流れのなかで急速に高まりました。
    • テイラーの科学的管理法 (Taylorism)：作業手順の標準化や時間研究が注目されたが、当時はまだ組織全体の流れというより、作業単位の最適化がメインだった。
    • フォードのライン生産方式：プロセス分業が高度化し、工場内だけでなく、サプライチェーン全体を俯瞰する必要性が徐々に顕在化。
  • 第二次世界大戦後から20世紀後半
    大量生産から多品種少量生産へ移行するなかで、従来型の管理手法では対応が難しくなり、ビジネス全体のプロセス最適化が重視されるようになりました。
    • TQM (Total Quality Management)：品質管理を通じて業務プロセス全体を改善しようとする動きが盛んに。
    • BPR (Business Process Reengineering)：ハマーやチャンピーが提唱した、抜本的な業務プロセス再設計による劇的な変革。
      こうした流れのなかで「業務フロー」が企業改革の中心概念としてクローズアップされるようになりました。
  • 21世紀以降
    BPM (Business Process Management) が体系化され、ERP(Enterprise Resource Planning)やSCM(Supply Chain Management)といった企業システムの浸透、さらにクラウドやSaaSなどの登場により、プロセス全体の可視化・最適化がより容易に。
    • 業務フローをBPMNなどでモデリングし、モニタリングツールでリアルタイムに分析、継続的に改善していくという流れが主流に。

2.2 ワークフロー (Workflow) の歴史的背景

  • 作業手順の明文化は古代から存在
    実は「作業の流れ」という概念自体は非常に古く、ピラミッド建設や中世のギルドでの作業管理にも痕跡が見られます。しかし近代的に「ワークフロー」と呼ばれるようになったのは、20世紀の事務作業の機械化・電算化の流れとともにです。
  • 20世紀後半：オフィスオートメーション(Office Automation)の時代
    事務処理の電子化が進むにつれ、請求書処理や承認、文書管理などを一元的に扱うためのシステム(ワークフローシステム)が発展。
    • 電子決裁(承認)システム：紙ベースの決裁を電子化することで決裁フローをスピードアップ。
    • グループウェア：複数人で同時に作業や文書を共有する仕組みが組み込まれた。
  • 21世紀以降：クラウド化・モバイル化
    ワークフローはさらにクラウド上で動作し、モバイル端末からでも承認や確認が行えるように。小規模ベンチャーから大企業まで利用することが当たり前となった結果、一気に浸透が進んでいます。
    • RPA(Robotic Process Automation) との連携：定型的な事務作業をソフトウェアロボットが自動処理するシナリオともワークフローが統合されるようになり、さらに効率化が加速。

3. 用途・目的別にみる違い

業務フローとワークフローがどのような場面でどのように使われるかを整理すると、その違いがより明確になります。

  1. 組織レベル or 部署・個人レベル
    • 業務フロー：企業や組織の全体像や、サプライチェーン全体、複数部門にまたがる長いプロセスを対象にすることが多い。
    • ワークフロー：単一の部署やチーム、個人レベルの日常業務(見積書作成→承認など)に特化した細かい流れを対象にすることが多い。
  2. 戦略と運用
    • 業務フロー：経営戦略や事業の大枠から考え、それらを実現するための大きな流れを設計・評価するために用いられる。
    • ワークフロー：現場レベルの運用効率化や手続きの適正化(ミス削減、承認プロセスの迅速化)が主な目的となる。
  3. 抽象度の違い
    • 業務フロー：ハイレベルな視点で「何を」「いつまでに」「どの順序で」「どこまで最終成果とするか」などを捉え、それを部門やプロジェクト単位にブレイクダウンしていく。
    • ワークフロー：具体的な操作や担当者、文書の形式、システム画面遷移など、詳細なステップを定義する。
  4. 関連するシステムの違い
    • 業務フロー：BPMシステムやERP、SCMなどの大規模基幹システムと連携し、データを元に現状を分析・可視化し、プロセスを継続的に改善する。
    • ワークフロー：ワークフローエンジンや電子決裁システム、グループウェアなど比較的スコープの限られたツールと直接結びつきやすい。
  5. 改善手法や効果測定
    • 業務フロー：KPI / KGIを設定して、プロセス全体のリードタイム短縮やコスト削減、売上増など大きな指標で効果を測定。
    • ワークフロー：承認にかかる時間短縮、転記ミスの削減など、より細かく現場レベルの運用改善指標で効果を測定。

4. 具体例で理解する

4.1 新製品開発における「業務フロー」の例

  1. マーケットリサーチ
    顧客のニーズや競合状況を分析し、新製品の大枠を検討。
  2. コンセプト策定・企画立案
    製品の主要機能やターゲット価格帯、マーケティング戦略などを決める。
  3. 製品設計・試作
    エンジニアが具体的な設計図を起こし、試作品を作る。
  4. テスト・品質評価
    耐久試験、ユーザビリティテスト、第三者認証など。
  5. 量産・在庫管理
    生産ラインを動かし、市場投入に備える。
  6. 流通・販売
    流通業者や小売店と連携し、実際に販売。
  7. アフターサービス・フィードバック収集
    カスタマーサポートやSNSなどを活用し、ユーザーの声を回収。

このように、企業の大きな業務プロセス全体を俯瞰するのが「業務フロー」です。

4.2 請求書承認における「ワークフロー」の例

  1. 担当者が請求書を受領し、システムにデータを登録
    請求書PDFをアップロードし、必要な取引先情報・金額などを入力。
  2. 担当部門のリーダーが内容を確認し、承認or差し戻し
    システム上でワンクリック承認やコメント付与を行う。
  3. 経理部門が金額・契約内容などと照合し、最終承認
    誤りがあれば担当者に差し戻し。
  4. 支払い手続きの実施
    バンクシステムとの連携で、自動的に支払いデータが作成される。
  5. システムで処理完了を記録
    将来的な監査や問い合わせ対応用に履歴が残る。

こちらはより細かい手順が定義されており、関係者の承認やシステム連携など「運用レベル」での流れを示しています。こうしたフローを**「ワークフロー」**と呼ぶのが一般的です。

5. 相互関係と連動性

ここまで説明してきた通り、業務フローとワークフローには次のような相互関係があります。

  1. 上位と下位の関係
    • 業務フローは、企業活動全体の中で「どのようなプロセスを踏むのか」という上位概念。
    • ワークフローは、業務フローを実行するための各タスクや承認手続きという下位概念。
    • 業務フローを詳細化していくと、各部門のワークフローの集合体になるイメージ。
  2. 計画と実行
    • 業務フローの設計や改善は「戦略的計画」の部分が大きい。
    • ワークフローの導入や運用は「実行レベルの効率化」。
  3. 変更のインパクトの大きさ
    • 業務フローを変える場合、組織構造やビジネスモデル全体に影響が及ぶこともある。
    • ワークフローを変える場合、日々の作業や担当者への負担が変わるため、現場レベルでの調整が必要だが、企業全体の根本的な変革とは異なる。

6. なぜ両方を正しく理解すべきか

  1. 適切な改善アプローチの選択
    • 企業全体の生産性やコスト構造を抜本的に見直したい場合は「業務フロー」(BPMやBPR的アプローチ)を検討すべき。
    • 現場の書類承認スピードや手戻り率を下げたい場合は「ワークフローシステム」の導入・改善を優先する。
  2. 連携することで相乗効果が生まれる
    • 業務フロー改革で大まかなプロセスを再構築しつつ、各ステップでワークフローシステムによる承認の自動化や効率化を組み合わせることで、全体最適が実現する。
  3. 無理のないステップアップ
    • まずは小さなワークフロー導入(例: 電子承認の導入)から始めて現場の利便性を高め、それを足がかりにより大きな業務フロー改善へスケールアップしていくのも有効。

7. よくある誤解や注意点

  1. 業務フロー = ワークフロー という誤解
    一般的に使われるとき、両者が混同されがちですが、厳密には前述のようにスコープや目的が異なります。
  2. **「業務フローは経営幹部が考えるもので、現場には関係ない」**という誤解
    実際には、現場の声や課題を把握しなければ適切な業務フロー設計は不可能です。トップダウンだけでなく、現場のボトムアップも重要。
  3. ワークフロー導入で全てが解決するわけではない
    ワークフローシステムを導入しても、「そもそもフロー自体が不合理」だった場合はシステムの恩恵を十分に得られません。大きなプロセスの適切な設計(業務フロー)があってこそ、ワークフロー導入が活きてきます。

8. まとめ

  • 業務フロー (Business Process Flow)
    • 全社的・大局的視点のプロセス
    • 企業活動の上位レベルの流れを示し、経営戦略やビジネス目標との連動が強い。
    • BPMNなど専門的なモデリング手法を用いることが多い。
    • 改善によって大きな効果が得られるが、組織変更や業務プロセス再設計が必要になる場合も。
  • ワークフロー (Workflow)
    • 現場・運用レベルでの手続きや作業の流れ
    • 電子決裁・承認プロセスなどで細かいタスクの実行手順を定義し、効率化を図る。
    • 専用のワークフローシステムを使って自動化、可視化、効率化を行う。
    • 導入・変更のハードルは比較的低いが、全体最適を図るには上位の業務フローとの整合性が重要。

両者は**「全体設計」と「具体的実行」の関係ともいえます。企業や組織で成果を最大化するには、まず業務フローを的確に設計・可視化し、その後にワークフロー**として具体的な作業手順を定義し、ツールやシステムでサポートする形をとるのが理想的です。

9. さらなる一歩：実践に向けて

  1. 現状を可視化する
    • As-Is(現状)の業務フローを把握し、各プロセスのボトルネックを見つける。
    • それを支えるワークフロー(現場の承認フローや手順)も洗い出してみる。
  2. 問題点・改善目標の設定
    • 業務全体で見た時に問題になっているリードタイムはどこか？
    • 現場レベルで煩雑な手続きはないか？システムの二重入力や紙書類の無駄がないか？
  3. 改善策の検討
    • 大きな再構築が必要であれば業務フローのレベルで改革する(BPR)。
    • 小さな承認フローの改善ならワークフローシステムを検討する。
  4. モニタリングと継続的改善
    • 定義したKPI(リードタイム、コスト削減率、エラー件数など)を継続的に測定し、適宜修正をかける。

10. 最後に

  • まとめると、業務フローとは企業全体や大規模プロセスを表す概念であり、ワークフローとはその一部を構成する具体的作業手順や承認・決裁プロセスを指すミクロ的概念です。
  • 両者はまったく別物ではなく、相互補完的に機能し、最終的には組織の目標達成や生産性向上につながるという点が最大のポイントです。
  • 適切なレイヤー(経営・管理・現場)で両者の違いを理解し使い分けることで、企業変革やDX(デジタルトランスフォーメーション)の効果が大幅に変わってきます。
用語集