昨今、多くの企業がバックオフィス業務に生成AI（Generative AI）を導入し、業務効率化で成果を上げています。実際、国内企業の約80%が生成AIの活用または活用を検討しているとのデータもあり (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗)、契約書作成から社内問い合わせ対応まで幅広い分野で時間短縮やコスト削減が報告されています。以下では、バックオフィスの主要な領域ごとに生成AI活用のユースケースと成功事例を分析します。
文書処理の自動化（契約書・報告書・請求書など）
バックオフィスでは契約書や報告書、請求書といった文書作成・管理業務が多くの時間を占めます。生成AIを使うことで文書の下書き自動生成や内容チェックが可能となり、担当者の負担を大幅に軽減できます。 (生成AI導入で改善されるバックオフィスの業務プロセス – 株式会社スクーティー ブログ) (生成AI導入で改善されるバックオフィスの業務プロセス – 株式会社スクーティー ブログ)たとえば、過去の契約書データから学習したAIが契約書ひな型を自動作成し、条件に応じて条項を追加・修正することで、専門知識が必要な契約書作成プロセスを高速化できます (生成AI導入で改善されるバックオフィスの業務プロセス – 株式会社スクーティー ブログ)。AIは文書内のデータを解析しリスク要因を自動識別する機能もあり、ヒューマンエラーの削減とコンプライアンス強化にもつながります (生成AI導入で改善されるバックオフィスの業務プロセス – 株式会社スクーティー ブログ)。こうしたAIによるドラフト生成により、従来は担当者が数日かけていた報告書作成が数時間で完了するなど、生産性向上が実現します。
具体的な導入例として、KDDIは社内向けに「KDDI AI-Chat」という生成AIアシスタントをMicrosoft Teams上で開発し、提案資料や会議議事録の作成支援、アイデア出しに活用しています (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社)。これにより文書作成のスピードアップとコミュニケーションの円滑化が図られ、従来より迅速に高品質なドキュメントを仕上げられるようになりました (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社)。また、請求書処理の領域でも生成AIが力を発揮しています。アルプ株式会社の「Scalebase ペイメント」ではChatGPTを組み込んだ「AI請求業務アシスタント」を提供しており、宛先の誤りや未入金の請求書を自動検知して担当者にアラートするほか、チャット対話で条件を指定するだけで該当する請求書を素早く抽出できます (請求書作成システム「Scalebase ペイメント」が大幅アップデート！生成AI搭載の新機能「AI請求業務アシスタント」「AI書類読み取り」β版をリリース | アルプ株式会社のプレスリリース) (請求書作成システム「Scalebase ペイメント」が大幅アップデート！生成AI搭載の新機能「AI請求業務アシスタント」「AI書類読み取り」β版をリリース | アルプ株式会社のプレスリリース)。さらに関連書類の内容をAI-OCRで読み取り、見積書や契約書から請求書への自動転記まで実現しており、人手による転記ミス防止と請求漏れ防止に貢献しています (請求書作成システム「Scalebase ペイメント」が大幅アップデート！生成AI搭載の新機能「AI請求業務アシスタント」「AI書類読み取り」β版をリリース | アルプ株式会社のプレスリリース)。これらの導入により経理担当者の工数が大幅削減され、少人数でも正確に請求業務を回せるようになったと報告されています (請求書作成システム「Scalebase ペイメント」が大幅アップデート！生成AI搭載の新機能「AI請求業務アシスタント」「AI書類読み取り」β版をリリース | アルプ株式会社のプレスリリース)。
承認フローの最適化
稟議書や各種申請の承認プロセスは、多段階の確認や意思決定が必要なため時間がかかりがちです。生成AIを組み込むことで、承認フローの事前分析と判断支援が可能になります。例えば、過去の承認データをAIが学習し、現在の申請内容を評価して「過去に◯◯条件の案件は承認が下りなかった」などの知見を提示できます (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社)。実際にワークフローシステム「Gluegent Flow」では、生成AIが申請書の内容を要約し重要ポイントを抽出して承認者に提示したり、過去の類似案件との比較によるリスク項目の指摘を行う機能が提供されています (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社) (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社)。これにより承認者は申請内容を短時間で把握でき、注意すべき点が一目でわかるため意思決定の迅速化につながります。 (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社)また、申請者側も「どの申請フォームを使えばよいか」をAIに質問して適切な様式の案内を受けることができるため、書類不備や差し戻しの減少が期待できます (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社)。
承認フローへのAI活用による効果として、手戻り防止とリードタイム短縮が挙げられます。 (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社)申請時に必要情報がAIから補完提供されることで確認漏れが減り、一度で承認が通るケースが増えるといった報告があります。結果として稟議に要する時間と手間が削減され、経営判断のスピードアップに寄与します (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社)。このように、生成AIは単なる自動承認ではなく人間の意思決定を支えるアシスタントとして機能し、プロセス全体の最適化を実現します。
情報整理・検索の自動化
膨大な社内資料やデータから必要な情報を探し出す作業も、生成AIによって効率化が可能です。特に社内ナレッジ検索では、AIが自然言語の質問を理解して適切な回答や関連資料を提示してくれるため、従業員は欲しい情報を即座に得られます。 (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗)その結果、属人的な「この資料はあの人に聞かないと分からない」という状況を改善し、組織全体の知識共有が進みます。
例えば、KMバイオロジクスでは医薬品製造の監査業務に生成AIを導入し、社内文書の参照を劇的に簡易化しました。 (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗)従来は膨大な手順書や記録を人が一つひとつ確認していたものを、AIチャットボット「OfficeBot」に質問すれば関連箇所を瞬時にリサーチできる仕組みを構築。 (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗)その結果、年間1,900時間もの業務時間削減に成功し、監査業務の効率と正確性が向上しています (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社)。経験の長い社員に業務が集中していた状況も改善し、新人でもAIの助けを借りて必要情報を取得・理解できる環境が整ったことも大きな成果と報告されています (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗)。
社内検索AIの活用は海外でも進んでおり、モルガン・スタンレーでは社内の10万件以上に及ぶリサーチレポートや資料をGPT-4ベースのチャットボットに質問できるようにしています (Inside Morgan Stanley’s AI Chatbot Used by Nearly All Its Advisor Teams – Business Insider)。財務アドバイザーは専門的な問いを投げかければ、AIが膨大な知識ベースから適切な回答や参考情報を返すため、顧客対応に必要な調査時間を大幅に短縮できています (Inside Morgan Stanley’s AI Chatbot Used by Nearly All Its Advisor Teams – Business Insider)。このように生成AIによる社内FAQシステムは、“人に聞く”プロセスを省略して即時かつ的確な情報アクセスを可能にし、結果的に意思決定のスピードと質を高めています。
また、テキストデータの集計・分析にも生成AIは有効です。例えば三菱総合研究所では、自由記述式アンケートの分析に生成AIを活用し、1000件の回答内容を読み解く作業を従来の10分の1以下の時間で実施できたといいます (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗)。人手では膨大な時間がかかっていた文章データの分類・要約が短時間で処理できるため、調査分析業務の生産性が飛躍的に向上しました。このような事例からも、AIによる情報整理がデータ活用スピードの加速と従業員の業務負荷軽減に直結していることが分かります。
チャットボットによる業務支援
(バックオフィス業務を変革！生成AIで効率化と付加価値創出の方法 | bacana)生成AIを搭載したチャットボットは、社内問い合わせ対応やヘルプデスク業務を自動化し、バックオフィス部門の負担軽減に大きく寄与します。社員から寄せられる人事・総務関連の質問やITサポートの依頼に対し、AIチャットボットが24時間即座に回答することで、担当者が都度対応する必要が減ります。定型的な問い合わせ対応をAIに任せることで担当者はより付加価値の高い業務に集中でき、回答待ちの時間が減ることで社員側の生産性も向上します。
実際の導入事例では、日清製粉グループ本社が生成AIチャットボットを社内問い合わせ対応に導入し、効果を上げています (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社)。以前は社内の問い合わせ対応に多くの時間を取られていましたが、チャットボット導入後は問い合わせ対応の自動化により対応件数そのものが減少し、バックオフィス担当者が集中して取り組める業務時間が増加しました (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社)。回答の標準化により回答品質も安定し、問い合わせ対応に従事していた社員の負担軽減と残業削減にもつながったと考えられます。
このような社内向けチャットボットのニーズは高まっており、ある調査では「人手を介さず問い合わせ対応できる体制を作りたい」「社内規定や業務情報に関する問い合わせ対応を効率化したい」との理由で、6割以上の企業が生成AIチャットボットを自社開発したい意向を持つと報告されています (〖生成 AI チャットボットで社内問い合わせの効率化へ〗6 割強の企業が「自社開発したい」意向 | クラウドエース株式会社のプレスリリース)。チャットボットは社員の疑問に即答できるだけでなく、履歴からユーザーのニーズ分析や業務改善のヒント抽出にも役立ちます。例えば「どの質問が多いか」を分析して社内制度の周知不足を発見するといった展開も可能です。以上のように、生成AIを活用したチャットボットは社内ヘルプデスクの高度化と従業員エクスペリエンスの向上に貢献しています。
RPAとの連携による業務プロセス最適化
生成AIとRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を組み合わせることで、ルーチン作業から非定型作業まで一気通貫で自動化するインテリジェント・オートメーションが実現できます。RPAが得意とするシステム間の定型処理に、生成AIの柔軟な判断力や文章生成力を加えることで、これまで人手が介在していた部分までカバーできるようになります (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社) (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)。例えば、RPAがデータ収集や入力を行い、収集した非構造データの要約や文書化を生成AIが担当するといった形でプロセス全体を自動化できます。
具体的な事例として、ある企業ではRPA×生成AIにより社内ニュースレターの自動作成フローを構築しています。RPAが社内外のイベント情報をWebサイトから自動収集し、それをAIチャットシステムに渡して要点を要約。 (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)AIが生成した要約文をRPAがメールマガジンのフォーマットに整形して配信する、という一連の流れを実装し、従来手作業で半日かかっていた社内報作成が数十分で完了するようになりました。このケースではイベント告知が多数重なると対応が追いつかないという課題に対し、RPA＋AIで時間短縮と漏れ防止を両立しています (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)。
また、自治体でもメール対応にRPA×生成AIを活用した例があります。ある市役所では住民からのメール問い合わせを職員が見逃さないよう、RPAがメール一覧と内容をAIに渡し、AIが重要箇所を要約・分類して担当部署へ振り分ける仕組みを導入しました (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)。これにより対応の優先度付けが容易になり、職員はAIから提示される要約に目を通すだけで要点を把握して返信方針を決められるため、メール対応の負荷軽減と見落とし防止につながっています (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)。
(成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)さらに、大手保険会社ではRPAと生成AIチャットボット、OCR技術を組み合わせて保険金請求処理のフロー全体を最適化しています (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)。具体的には、顧客からの問い合わせ対応をAIチャットボットが行い、提出された請求書類はAI-OCRで読み取ってデータ化、それらの情報をRPAが社内の各システムへ自動連携します (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)。この仕組みによって請求受付から支払いまでの処理時間が大幅短縮され、担当者によるデータ入力作業も削減されました。結果として対応コストが下がり、顧客へのサービス提供スピードが上がることで満足度やリピート率の向上にも寄与しています (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)。
このように生成AI×RPAの融合は、単体のRPAでは対処しきれなかった非定型業務や判断業務を自動化の範囲に取り込み、バックオフィスのワークフローを抜本的に効率化します。人間の判断を必要とする部分をAIがサポートし、システム処理をRPAが確実に実行することで、業務のスピード・精度ともに向上します。その結果、従業員は確認作業や入力作業から解放され、より創造的な業務や例外対応に注力できるようになります。
おわりに
生成AIのバックオフィス業務への適用は、文書作成支援から問い合わせ対応、自動分析、他ツールとの連携まで多岐にわたり、業務効率化と付加価値創出の両面で有用性が実証されています。実際に日清製粉グループ本社やKMバイオロジクスなどの企業では大幅な時間削減や生産性向上が報告されており (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社)、今後も導入事例は増えていくでしょう。生成AIを上手に活用することで、バックオフィス担当者はルーチンワークから解放され、戦略的業務や意思決定への貢献度を高めることができます。業務プロセス全体を見直し、AIに任せられる部分は自動化していくことが、これからの企業競争力強化につながると言えるでしょう。
参考文献・資料：生成AI活用事例（東芝デジタルエンジニアリング） (コラム ｜ 生成AIがもたらすバックオフィス業務の未来 | 東芝デジタルエンジニアリング株式会社)、生成AIによる業務効率化事例（テックファーム） (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗) (生成AI導入成功企業事例まとめ10選〖業務時間短縮編〗)、Gluegent Flow公式ブログ (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社) (ChatGPTなどの生成AI活用で、社内稟議ワークフローの業務効率化を推進｜ Gluegent | サイオステクノロジー株式会社)、電通B2Bイニシアティブ事例 (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ) (成功事例から「RPA×生成AI」の活用可能性を探ろう－お役立ち記事－電通 B2Bイニシアティブ)ほか。
